Mills|Si automatiza processos e reduz em 7,8 mil horas treinamentos normativos com SoftExpert

22/12/2015 - Mills|Si automatiza processos e reduz em 7,8 mil horas treinamentos normativos com SoftExpert
 
Ferramenta aumentou eficiência e organização da companhia que oferece soluções completas para serviços industriais
 
A Mills|Si, empresa do segmento de manutenção industrial, com sede no Rio de Janeiro e que conta com 1,4 mil funcionários espalhados em 7 filiais distribuídas nas regiões Nordeste, Sudeste e Sul, desde janeiro de 2015 automatiza seus processos com o módulo de Business Process Management (BPM) da SoftExpert, reduzindo cerca 7,8 mil horas de treinamentos normativos. Além disso, a solução centralizou o fluxo de informações em único sistema, eliminando retrabalhos, aumentando o controle, a eficiência e padronizando ações.
A ferramenta possui uma interface totalmente web, com possibilidade de ampliação futura. Além disso, a solução pode ser customizada de acordo com as necessidades do cliente e conta com um dashboard amigável, com possibilidade de uso em diversas áreas da organização.
A Mills|Si presta serviços de acesso para manutenção de plantas industriais, pintura industrial, tratamento de superfície, isolamento térmico e câmara pressurizada, com soluções que oferecem praticidade, aliando produtividade e conservação ambiental. Em 2013 atingiu receita líquida de R$ 225,3 milhões e EBITDA de R$ 28,1 milhões, quando foi adquirida pelo grupo Leblon Equities.
 
FIM DAS PLANILHAS e REDUÇÃO DO VOLUME DE E-MAILS
De acordo com o diretor presidente da Mills|Si, Túlio Cintra, o controle de documentos utilizado desde a implantação da certificação ISO 9001, em 2009, era realizado através de planilhas paralelas, o que deixava a empresa vulnerável quanto a distribuição e controle das informações.
“A ferramenta nos ajudou a sermos mais eficientes e organizados. Não tínhamos todas as informações da companhia armazenadas em apenas um espaço, o que tornava comum a troca de e-mails pesados e repetitivos. Também conseguimos abolir o uso de controles em diferentes softwares para publicação de importantes indicadores”, revela Cintra.
 
FIM DAS ROTINAS MANUAIS, MÍDIAS FÍSICAS E OBSOLESCÊNCIA
O armazenamento das informações era realizado em pastas físicas ou com a distribuição de mídia eletrônica para as obras, aumentando as chances de ocorrências de documentos/ formulários desatualizados ou até mesmo obsoletos.
Segundo o gerente de Planejamento da empresa, Alan Soares, a implantação realizada pela TNX Brasil, parceira da SoftExpert, atendeu a todos os requisitos de necessidade demandados e superou todas expectativas de qualidade e velocidade dos serviços entregues.
“A aquisição do BPM Premium da SoftExpert colocou a Mills|Si em um outro patamar de gestão, devido a facilidade oriunda da informatização de rotinas que anteriormente eram realizadas de forma manual, além de nos permitir infinitas alternativas de soluções relacionadas a automatização dos nossos processos”, avalia Soares. “O acesso web, sem dúvida, é um diferencial para disponibilização dos documentos de forma rápida”, complementa.
Com a implantação do ‘Componente Processos/Workflow’, foi possível automatizar os procedimentos de adiantamento e reembolso financeiro, aumentando a velocidade das aprovações. Para os colaboradores que se encontram em obras distantes das filiais, por exemplo, o envio era realizado por malotes. Com a solução da SoftExpert, segundo o Orçamentista da companhia, Bruno Lisboa, também foi possível extrair relatórios instantâneos sobre o volume financeiro em posse dos colaboradores, além da análise do cumprimento dos prazos de prestação de contas estabelecidos pelo procedimento interno.
“A implantação dos módulos do SoftExpert para a Mills|Si trouxe uma integração imensurável aos elementos gerenciais da empresa. Os controles ficaram mais organizados e foram estruturados de forma a facilitar a gestão de indicadores existentes e originar novos KPIs que hoje se tornaram indispensáveis para as atividades. Outra conquista notável foi à contribuição que o sistema proporcionou ao elevar a rastreabilidade das informações, tornando a empresa muito mais ágil nas tomadas de decisão”, ressalta Lisboa.
A ferramenta permitiu reduzir em 7.800 horas a quantidade de treinamentos normativos refeitos devidos a ausência de controle dos certificados, graças ao controle de vencimentos via SoftExpert. Além disso, empresa padronizou documentos, realizando o controle de revisão com a manutenção do histórico via sistema, bem como o monitoramento do fluxo de aprovação.
A geração da codificação proposta permite identificação da documentação rápida e eficiente. Com isso, conta Renata Cidreira, engenheira de Qualidade da empresa, monitoramento das projeções de resultado é feito semanal, mensal e trimestralmente sem a necessidade de consolidação de diversas planilhas eletrônicas, ficando essa informação disponível continuamente no “dashboard” da diretoria.
“Nosso controle de documentos ficou muito mais confiável e ágil, garantido o controle das revisões e assegurando a estrutura de aprovação”, avalia Renata.
A companhia já projeta ampliar o vínculo com a SoftExpert. O planejamento é expandir as ações para o Componente de Manutenção e futuramente para o pacote de soluções completo, o SE Suite.
 
Sobre a SoftExpert - A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na gestão, fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo, serviços, dentre outros.
Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus investimentos.

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